PASSO 3

ESTABELECER OS PROCESSOS DO PMO

É possível estabelecer e formalizar os processos do PMO, necessários para garantir um alinhamento entre as expectativas dos seus clientes e o trabalho realizado no dia a dia?

Passo 3

O PMO PROCESS GUIDE – terceiro passo dessa ferramenta – foi criado com o objetivo de apoiar a definição dos processos do PMO, e oferece para cada função, um conjunto de especificações recomendadas que poderão ser utilizadas como referência para construção do catálogo de serviços de um PMO, adaptando cada aspecto às necessidades e especificidades da sua organização.

Dificilmente um PMO conseguirá manter sua credibilidade junto aos seus clientes sem uma definição bem estruturada de seus processos. PMOs que mantém processos informais e pouco estruturados acabam tendo sua eficiência comprometida, além de perderem o foco em demonstrar aquilo que realmente importa: a sua capacidade de gerar valor para seus clientes.

Cada serviço prestado pelo PMO deverá ter um processo específico, o qual demonstrará como o PMO proverá aquela determinada função. Ou seja, o conjunto de funções oferecidas pelo PMO, após mapeados em processos, constituirá um catálogo de serviços.

Para o PMO, a definição de seus processos representa uma grande vantagem, pois possibilita o alinhamento das expectativas de seus clientes em relação aos serviços que serão prestados, permite que o PMO avalie as reais necessidades de pessoal para a execução de cada função e, finalmente, dá ao PMO os instrumentos necessários para que o seu próprio desempenho possa ser monitorado.